Toute personne qui souhaite déposer une plainte doit le faire par écrit, obligatoirement, et elle doit être signée. Les informations essentielles doivent y être inscrites :

• Nom

• Prénom

• Adresse complète

• Numéro de téléphone

• Description détaillée de la situation

Toute plainte doit être fondée, notamment lorsqu'il y a un préjudice à quiconque et qu'elle peut être résolue ou améliorée. La plainte doit avoir suffisamment de détails avec tous les renseignements nécessaires permettant une intervention.

 La réception des plaintes anonymes, comportant un litige privé ou relevant d’une autre instance gouvernementale, allant à l’encontre du Code civil ou sur les réseaux sociaux sont non-admissibles.

Celle-ci doit toucher à des biens ou des services MUNICIPAUX. Toutes les procédures de traitement des plaintes seront conduites dans le plus grand respect de tous, et ce, par toutes les parties et, le cas échéant, dans la plus stricte confidentialité.

Dans la mesure où des actions judiciaires doivent être entreprises, le plaignant doit être prêt ou disponible pour témoigner.